Privacybeleid

1. Wie zijn wij

IncassoFlow is een softwareplatform voor incassodossiers, betalingsherinneringen en online betalen. IncassoFlow is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar eigen klanten. Voor de gegevens van debiteuren treedt IncassoFlow op als verwerker in opdracht van de klant (de schuldeiser).

Contact: info@incassoflow.nl — incassoflow.nl, Nederland

2. Klantgegevens (abonnees)

Wanneer u een IncassoFlow-account heeft, verwerken wij de volgende gegevens om de dienst te leveren:

• Naam en bedrijfsnaam
• E-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Inloggeschiedenis en sessiegegevens
• Abonnementsgegevens en betalingsstatus

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. We bewaren klantgegevens zolang uw account actief is en daarna maximaal 2 jaar voor administratieve doeleinden.

3. Debiteurgegevens (namens klant)

Klanten voeren debiteurgegevens in ten behoeve van hun incassodossiers. IncassoFlow verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en niet voor eigen doeleinden. Het kan gaan om:

• Naam en bedrijfsnaam van de debiteur
• E-mailadres en telefoonnummer
• Factuurbedragen en -referenties
• Betalingsstatus en correspondentiehistorie

De klant is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens en is verantwoordelijk voor een geldige grondslag. IncassoFlow biedt op verzoek een verwerkersovereenkomst (DPA) aan.

4. Betalingsgegevens

IncassoFlow maakt gebruik van externe betaalproviders (Mollie, Pay.nl, MultiSafepay) voor het verwerken van online betalingen door debiteuren. Betaalgegevens zoals kaartgegevens worden nooit door IncassoFlow zelf opgeslagen. De betaalprovider verwerkt deze gegevens conform hun eigen privacybeleid.

Wij ontvangen van de betaalprovider uitsluitend de betalingsstatus (betaald/niet betaald) en het betaalde bedrag.

5. Bewaartermijnen

6. Delen met derden

IncassoFlow deelt persoonsgegevens uitsluitend in de volgende gevallen:

• Betaalproviders — Mollie, Pay.nl of MultiSafepay voor het verwerken van betalingen
• E-mailinfrastructuur — voor het verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen aan debiteuren
• Hostingpartij — voor het hosten van de applicatie (servers in Nederland/EU)
• Wettelijke verplichting — wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn

We verkopen nooit persoonsgegevens aan derden en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden.

7. Beveiliging

IncassoFlow treft passende technische en organisatorische maatregelen:

• Alle communicatie verloopt via HTTPS/TLS
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (nooit in plaintext)
• Sessietokens zijn tijdsgebonden en worden bij uitloggen ongeldig gemaakt
• Toegang tot de backoffice is beperkt tot geautoriseerde beheerders

8. Uw rechten (AVG)

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — opvragen welke gegevens we van u verwerken
• Recht op correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering — verzoek tot wissing van uw gegevens
• Recht op beperking — verwerking laten beperken
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen de verwerking
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat

Stuur een verzoek naar info@incassoflow.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Verwerkersovereenkomst

Klanten die IncassoFlow gebruiken voor het verwerken van debiteurgegevens kunnen een verwerkersovereenkomst (DPA) opvragen via info@incassoflow.nl. Deze overeenkomst legt de verplichtingen van IncassoFlow als verwerker vast conform artikel 28 AVG.

10. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Ingrijpende wijzigingen kommuniceren we via e-mail aan actieve klanten. De versiedatum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatste is bijgewerkt.